GZ钢铁集团——人事制度改革中的沟通

　　引言

　　2006年初，春节刚过，GZ钢铁集团为了贯彻国家《钢铁产业发展政策》文件精神，深化企业改革，迎接激烈的国内外钢铁行业市场的挑战，决定在集团内全面实施人事制度重大改革。这次人事制度改革将遵循新制订的人事政策，从8个方面入手，逐步推行。人事制度改革涉及的面比较广，这8个方面包括了人才培养、职工培训、职业技能鉴定和技师评聘、专业技术人员职称评聘分开、人力资源配置改革、毕业生引进、科研人员待遇改革、干部任免制度改革。这些人事制度的改革都将与员工切身利益密切相关。改革的结果将会给大部分公司员工提高工资和福利水平;同时也会影响小部分员工的收入，还要对少数富余人员实行下岗分流。但是，当集团领导层决定向全体员工传达这两个信息时，却面临一种尴尬的境地，因为这个决定对大部分员工来说，是一个好消息，但对小部分员工来说，却是一个坏消息，而这个坏消息很可能会导致公司人心很大的波动。于是，董事长召集他的助手们讨论该如何向全体员工传达这次人事制度改革的信息内容。他们都意识到向全体员工传达这条信息将面临一个熟悉但又艰难的问题，同时，他们也意识到对员工传达信息方面的某些传统做法需要重新进行评价和改进。

　　公司背景

　　GZ钢铁集团始建于1970年初。经过近35年的建设发展，现拥有近30家子公司，总资产达到近340亿元，具有年产钢1000万吨以上综合生产能力的特大型钢铁联合企业。GZ钢铁集团是国家重点扶持的520家企业之一，是中国冶金行业首批通过ISO9002质量体系、ISO14001环境管理体系和OHSAS18001职业安全健康管理体系国家认证企业。GZ钢铁集团主要产品有H型钢、热轧卷板、宽厚板、螺纹钢、特殊钢、热轧带肋钢筋等系列。轴承钢、齿轮钢、热轧H型钢和热轧带钢是“省免检产品”;热轧H型钢、热轧带肋钢筋、热轧带钢、轴承钢、齿轮钢、船用锚链钢6种产品获“省名牌”产品荣誉称号;公司拥有转炉钢和电炉钢两大生产系统，主体设备从德国、意大利、日本进口，生产工艺达到国际先进水平。产品销往全国 25 个省、市、自治区的1400 多家用户，出口美国、日本、韩国、新加坡、柬埔寨和台湾、香港等国家和地区。

　　好消息和坏消息

　　国家《钢铁产业发展政策》出台后，集团公司在原有的改革基础上，依据国家《钢铁产业发展政策》文件精神，开始实施了更深入的全面性企业改革。其中包括人事制度改革，并制订了新的人事政策。新的人事政策的实施，对员工们来讲，一是好消息，另一个是坏消息。好消息是公司近期将全面推行新的人事制度改革，改革将会提高大部分员工的收入和福利水平，其中人才培养、员工培训、人才引进、提高科研人员待遇等方面都引入了激励机制，并注入大量的资金培养和选拔优秀人才，稳定骨干队伍，有利于提高员工的素质，建立一支具有竞争力的员工队伍;在福利方面，在职人员的退休补贴、假期、医疗保险、人寿保险和内部职工股的权益将都有不同程度的提高。这些变化，一方面来自于公司狠抓内部管理，不断降低生产成本;另一方面来自整个外部市场需求的增加，以及经济形势的回升。通常情况下，这些变化是通过公司文件、公告和内部定期出版的刊物向全体员工传达的。在内部出版刊物中，“GZ钢铁”面向正式员工，“钢铁工人之家”面向临时工。

　　所谓的“坏消息”是公司近期将推行新的人力资源配置方案、干部任免制度改革、技师评聘和专业技术人员评聘分开等措施会给一部分员工的收入带来影响，并有相当一部分员工要下岗，其中包括正式员工和临时工。作为一个成熟的行业，钢铁行业的长期萧条使公司不能灵活地应付来自国内外公司的竞争，预计在未来的18个月内，H型钢的业务将下降25%。与此同时，公司需要大量的资金。为了在与国内的宝钢、邯钢、武钢等公司以及欧洲和日本的企业的竞争中具有较强的竞争力，该钢铁集团需引进和装备新的生产流水线，建造最新型的卷板厂和热轧厂。另外，公司还需要更好地应付国家日益严格的污染防治法规。因此，在接下来的五年中，公司的资金需求将达到每年20亿元。为此公司急需在各方面节约开支以降低成本。

　　近几年来，该钢铁公司已经想方设法采取措施，以不断降低生产成本和管理成本，如公司撤销了几个规模小、效率低的设备和生产线;搁置了一些不合适环境要求的项目;限制加班和临时工的使用;采取招投标等方式降低原材料采购成本;压缩产品销售成本，如控制出差及其相关费用;只要可能，会议都将在公司内部举行。尽管采取了这些措施，但还不能达到预期的效果。特别是现在，国家《钢铁产业发展政策》的出台，他们将面对提高钢铁产品优良品率、提高产业集中度、调整钢铁产业布局、提高产业技术水平、加强环保和资源循环利用、以及严格执行排污标准等政策的挑战，不得不考虑一些特殊的改革措施，其中就有裁员的问题。公司并没有规定裁员的具体数量，但公司希望裁员的数量保持在尽可能低的水平，但大约两千名的员工将受到影响。通过提早退休和职位调动，能削减其中半数的人员。公司原计划，当条件成熟时，原来通过内部员工调动的方式进行补充的公开职位将保留下来，通过与高校接触签订协议，以招聘的方式引进一些技术人才。但实际上，由于人员平衡的原因，该计划一直都没有实行。尽管如此，还将有约一千名员工将不得不下岗。

　　员工基本情况

　　钢铁集团公司正式员工从一般职员到高级经理分为18级不同的岗位。1-10级包括服务人员、维修人员、办公室文书人员、生产组长、车间主任、生产主管、普通工程师。从11级开始包括高级工程师和管理者。公司的正式员工大约有一万五千人。裁员将覆盖基层与高层领导者，而且比例相当，没有哪个级别的员工因为比其他级别的员工更为重要而减少裁员的幅度。每一个在公司工作了一年以上的正式员工在被解雇时，公司会支付他们一笔生活费;同时，他将获得一笔依据工龄的补偿费(根据员工实际工龄计算费用)。在下岗后，保险的期限将持续半年;另外，如果他们愿意支付一笔较为合理的费用，保险的期限将会继续下去。但是，公司领导考虑到，这次下岗的相当部分正式员工在再就业方面，将会遇到较大的麻烦，因此，打算尽其所能去帮助下岗职员找到一份新的工作。

　　临时工是公司的主要劳动力量，人数占正式工的两倍。对于临时工(他们中的1000名在6月30日前由于合同到期而不再续聘)，公司将根据公司在2000年修订的“临时工权益保障制度”给与补偿。“临时工权益保障制度”是公司工会为其会员提供的，除公司的失业补偿和按照国家的有关规定给与补偿外，下岗员工将根据其服务的年限的不同，最多能获得一份相当于以前两年基础工资总和的补偿。

　　如何传达信息

　　按照人事管理规定，公司一般不向公众公开宣布减员的计划和原因。有关主管只是将个别员工叫到办公室，通知他的职务被撤销了，或公司已不需要他的服务了，把他调离一个岗位，或直接通知其下岗。公司按照规定给这些员工合理的补偿。

　　罗金铭是负责人事的公司副总裁。他建议，在这种情况下，董事长应该重新考虑信息传达的方法。罗金铭认为，若按传统的方法去操作会使局面进一步恶化，谣言将会四起。与其这样，他觉得公司还不如告诉员工全部事实。他强烈要求董事长向全体员工解释公司之所以做出这项决定的原因，尽量使风波平息下来。

　　2月中旬，当董事长召集助手们讨论这件事时，罗金铭的观点得到了广泛的接受。但当这个决定开始付诸实施时又出现了几个问题：

　　l 此次人事制度改革是一项系统工程，由此产生的这两个消息是放在同一个文件中向职员传达还是放在不同的文件中传达?如果放在不同的文件中传达，那么是同时传达，还是分先后传达?如果分先后传达，那么，先传达哪个消息?

　　l 由于人事改革的具体项目和事宜涉及到集团公司的一些商业秘密，在信息发布方面受到一定的限制，不易通过非常公开的渠道发布，因此如何安排好常规渠道的传达和特殊渠道的传达?

　　l 由谁来签署命令——是集团公司人事副总裁、人事部经理还是董事长自己?

　　l 一旦正式信息发布出去，后续信息必须马上跟上，否则将会出现信息空白阶段，容易造成小道消息和各种传闻。公司是否通过会议、或电话会议，或做出书面说明，或解释性录像或幻灯片作为文件传递的补充?

　　l 该用什么方法与外界进行有效的沟通?

　　助手们的讨论

　　这些问题引发了相当大的争论。人事部经理李丽娜主张只需要一份文件，而罗金铭觉得需要两份文件来说明。他认为，不管如何解释，这两个消息看起来是相互冲突的。被解雇的可能性所带给员工的焦急和不安足以抵消增加工资和福利带来的喜悦。而董事长则同意人事部经理的观点，认为一份文件就足够了。然而，他强调员工和大众传播媒体都应该作为关键要素来考虑。也许，一份文件和一个新闻报告应该按顺序发表。助手们并不完全同意向员工强调任何文件或备忘录。罗金铭认为，应该让全体员工知道国家《钢铁产业发展政策》文件精神和公司新的人事政策，钢铁工业的现状和未来面对的挑战，以及集团公司未来发展思路和将要采取的改革措施。并且，他主张明确告诉员工整个事实的真相，并公布岗位要求和谁将要下岗。

　　李丽娜认为，应该慎重地说明公司面临的局面，同时强调任何沟通都应明确、强烈地表达出公司对可能被裁的员工们的关心和所能得到的补偿利益。否则，员工的情绪对信息传达来说是十分棘手的，对于员工来说似乎是虚伪的，因为员工会认为公司欺骗了他们。

　　助手们同时讨论了特殊传达方式的对象和应由谁来签署文件的问题。一些人极力主张发表由董事长签署的“全体性”公告，而另外一些人觉得应由主管人事的李丽娜签署。但每个人都认为，时间安排非常重要：在信息披露以前，公司应该告诉员工公司的计划。他们同时达成共识，认为一旦计划公布和实施，员工和新闻界将会提出各种各样的问题，后续的信息发布仍然非常重要，公司急需成立一个机构来应付此类事件。

　　明天，董事长将启程前往日本，他觉得是对助手们的讨论该做出决定的时候了。罗金铭同意起草一份行动计划，准备必需的材料。

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